Digitale Personalakte IQAkte PERSONAL by IQDoQ - Personalmanagement 4.0
Mittelständische Unternehmen stehen einem stetig wachsenden, internationalen Wettbewerb gegenüber. Effizienz in allen Geschäftsbereichen, insbesondere bei Rekrutierung, Entwicklung und Management des Personals, ist eine elementare Voraussetzung, um auf diesen Wettbewerbsdruck gezielt und zeitnah reagieren zu können. IQAkte PERSONAL, die digitale Personalakte des Spezialisten IQDoQ, modular eingebunden in die HR-Management Lösungen von Data Service, katapultiert die manuell aufwändig verwaltete Papierakte und die gesamte HR-Abteilung ohne Umwege aus der Vergangenheit direkt in die Zukunft eines moderne Personalmanagements.
IQAKTE PERSONAL by IQDoQ
Digitale Personalakte im HR-Management 4.0
Sicher, intuitiv, kostengünstig und immer überall verfügbar
- Integriertes Workflow Management
- Mitarbeiter Informationen jeder Zeit verfügbar
- Intelligente Analysen für Personalcontrolling und Management
- Personalisierte Anschreiben und digitale Dokumente
- Revisionssicher (TÜViT-zertifiziert)
- Stammdatenverwaltung und -suche auf einen Klick
- Temporäre und gefilterte Akteneinsicht für Mitarbeiter
- Verschlüsselte, papierlose Langzeitarchivierung
- Schnittstellen zu HR Software
- Bewerberakten und Personalentwicklungs-Tool
- Vollvernetzt inkl. optinaler Selfservice-Zugängen und IQAKTE-App
Administrativen Aufwand minimieren, Personalarbeit neu definieren
Die manuelle Pflege und Verwaltung von stetig wachsenden Bergen klassischer Akten ist im Personalwesen ebenso ein Relikt von gestern, wie das aufwändige Durchblättern unübersichtlicher Papierdokumente auf der Suche wichtiger Mitarbeiter-Informationen. IQAKTE PERSONAL ist jedoch viel mehr als nur eine papierlose Personalakte. IQAKTE PERSONAL ich HR-Management 4.0.
Eine schnelle und sichere, übersichtliche und digitalte Verwaltung aller Personalinformationen ermöglicht einen Zugriff auf Knopfdruck. Jeder Zeit und an jedem Ort. Der Administrative Aufwand wird zu Gunsten kreativ nutzbarer Zeitkontingente reduziert, frei werdende Ressourcen können in eine effektive, strategische Personalentwicklung investiert werden. So geht modernes Personalmanagement heute.
Revisionssicher und mit definierten Zugriffszenarien
Die revisionssichere, regelmäßig TÜViT-zertifizierte und dauerhaft verschlüsselte Ablage, ein rollenbasiertes Rechtesystem und die Verwaltung der IQAKTE PERSONAL Anwendung direkt in der Personalabteilung garantiert maximale Datensicherheit ohne Umwege über die IT-Administration. Klar definierbare, für Mitarbeiter, Führungskräfte und das Management temporäre und eingeschränkte Akteneinsicht ermöglicht einen flexiblen Workflow unter Einbindung aller Akteure.
Die IQAKTE PERSONAL App sowie der Employee SelfService und der Management SelfService entlasten die Personalabteilung durch verbindlich festgelegte Zugriffszenarien vom zeitintensiven, individuellen Informationsaustausch innerhalb der Unternehmensstrukturen.
Intuitiver, digitaler Workflow und planungssichere Analysen
Die universelle Standardschnittstelle zu verwendeter HR-Software und eine integrierte Vorlagenverwaltung machen die Digitalisierung aller Mitarbeiterakten, egal ob Stamm- und Gehaltsdaten oder individuelle Dokumente, z.B. Anträge oder Sondervereinbarungen, einfach. Dokumente aus MS Office und Outlook werden direkt in der IQAKTE PERSONAL Anwendung in der jeweiligen Fallakte abgelegt, Papierdokumente durch den ScanClient einfach hinzugefügt. Die Einträge können markiert, verlinkt und sogar mit Audio-Kommentaren ergänzt werden. Alle Informationen lassen sich per Stichwort- oder Volltextsuche jeder Zeit und ortsunabhängig einsehen, abrufen und weiterverarbeiten. Die integrierte Workflow Engine unterstützt die Personalabteilung bei ihrer Aufgabenorganisation, bei Wiedervorlagen und HR-Prozessen zuverlässig und zeitsparend. Individuelle Anschreiben und digitale Dokumente werden direkt aus dem IQAKTE PERSONAL Workflow 100 Prozent papierlos generiert und porto- und somit kostenfrei versendet.
IQAKTE PERSONAL kombiniert intelligente Funktionen mit IQAkte Analytics, dem Management-Tool für Informationauswertung, Controlling und Reporting. Auf Basis der detaillierten oder unternehmensübergreifenden Analysen, zum Beispiel von Alterverteilung, Skills oder Gehaltsstrukturen der Mitarbeiter, lassen sich wichtige Managemententscheidungen ableiten. Durch die Excel-Schnittstelle können Analyseergebnisse in Diagrammen visualisieren werden.
Einfach, sicher und kosteneffizient
Durch die Minimierung des administrativen Aufwandes für die antiquierte Anlage, Pflege, Archivierung und das Informationsmanagement im Bereich der Personaldaten sowie durch die "Alles auf einen Blick und Klick" Philosophie der IQAKTE PERSONAL Anwendung ergeben sich, ohne zusätzliche Kostenstrukturen, Freiräume für eine strategische, erfolgreiche Personalarbeit. Resultierend in positiven Ergebnissen bei Personalplanung und -entwicklung zahlt sich die gesamtheitliche, digitale Personalakte somit gleich doppelt aus. Denn kein Aktenlager, weniger Zeitaufwand, Entfall von Portoentgelten und viele weitere Vorteile ermöglichen eine zeit- und kosteneffizient arbeitende, zukunftsorientierte HR-Abteilung.
Als individuell anpassbare Standardanwendung ist die IQAKTE PERSONAL zudem in nur 5 Tagen im Unternehmen ready-to-use.
Kreatives Werkzeug für HR-Management 4.0
Ist mit der erfolgreichen Einführung der IQAKTE PERSONAL der erste Schritt auf dem Weg zur digitalen Personalarbeit erfolgt, bietet die Anwendung weitere wertvolle Features für ein erfolgreiches HR-Management. Die digitale Personalakte ist hierbei zentraler Baustein. Mit einem Baukasten lassen sich Checklisten für unterschiedliche Aufgabenmodule entwickeln, die den Mitarbeitern als Hilfeinstrument, z.B. in Form einfacher ToDo-Listen oder komplexerer Korrespondenz-Anregungen, zur Verfügung gestellt werden.
Personalentwicklungsgespräche im Rahmen der Mitarbeiter- und Führungskräfteentwicklung, mit dem Ziel der Fremd- und Selbsteinschätzung bis hin zu in der Personalakte protokollierten Zielvereinbarungen, lassen sich aus IQAKTE PERSONAL heraus auf Basis eines stellenbezogenen Kompetenzmodells nach Paul Hellwig optimal organisieren, inklusive Fristenmanagement und Wiedervorlagen. Zusätzlich unterstützt IQAKTE PERSONAL das Bewerbermanagement und bildet mit der Bewerbeakte die Basis der später digitalen, vollvernetzten Mitarbeiterdokumentation.
Über die Workflow-Module Anträge und Personelle Maßnahmen können Standardprozesse von Mitarbeitern und Führungskräften digital initiiert und anschließend via definierter SelfService Zugänge verfolgt und eingesehen werden. Die Anträge können von der Personalabteilung selbst per Word-Dokument unkompliziert formuliert und verändert werden. Das Modul Personelle Maßnahmen unterstützt bei personellen Prozessen oder Veränderungen zunächst die Qualitätssicherung und stellt die Maßnahmen anschließend dem Betriebsrat zur Prüfung zur Verfügung. Einfache Reaktionsmöglichkeiten, z.B. Kenntnis, Ablehnung, Infragestellung oder Zustimmung, beschleunigen finale Bearbeitungs- und Entscheidungsprozesse in der Personalabteilung.
