Data Service Level I
Im ersten der drei Service-Level stellt Data Service eine professionelle Infrastruktur für das gesamte Personal- und Rechnungswesen zur Verfügung. Im Service Level I übernimmt die Sachbearbeitung des Kunden die Buchungen und Datenpflege selbst. Hierzu wählen sie sich über einen sicheren "Datentunnel" in das angegliederte Rechenzentrum ein und nutzen die umfassende und anwenderorientierte Software. Diesen Service-Level des Data Service Centers nutzen vor allem Unternehmen und Konzerne, die über hochqualifizierte Inhouse-Mitarbeiter verfügen, jedoch für die Aspekte "Software und Softwareaktualität", "Server-Hardware und Hardware-Verfügbarkeit" sowie "Datensicherheit, Datenschutz und Datensicherung" eine flexible Outsourcing-Lösung benötigen.
Service Level I
Optimale, aktuelle Infrastruktur
- Redundante, ausfallgeschützte Infrastruktur
- 24-Stunden-Verfügbarkeit des Rechenzentrums
- Hochflexibler Datenzugriff über verschlüsselte VPN-Verbindung oder Browser-Technologie
- Umfassende, anwenderfreundliche Standard-Software für das gesamte Personal- und/oder Rechnungswesen
- Permanente Aktualisierung bzgl. gesetzlicher Vorgaben
- HR/PERSONALSACHBEARBEITUNG
- Software ITSG-zertifiziert
- Datenübermittlung (SEPA, Elster, dakota, ELStAM)
- Revisionssichere, digitale Personalakte
- Optinales Fulfillment (personalisierter Druck und Versand)
- RECHNUNGSWESEN
- Finanzbuchhaltung
- Kostenstellen- und Kostenartenrechnung
- Kostenträgerrechnung und Projektabrechnung
- Anlagenbuchhaltung / -management
- Controlling und Managementinformationen
- Buchungs- und Stammdatenschnittstellen
- Datenexporte zum Steuerberater und Wirtschaftsprüfer
- Prüferschnittstelle nach GDPdU
Data Service Level II
Im zweiten der drei Service-Level nutzen die Kunden der Data Service GmbH nicht nur die optimale IT-Infrastruktur des Data Service Centers, sondern lagern ihre gesamtheitliche Personalsachbearbeitung und/oder die Sachbearbeitung des Rechnungswesens aus. Durch die Nutzung externer, hochqualifizierter Fachkräfte für die komplette monatliche Personalabrechnung und/oder die Kontierungs- und Buchungsaktivitäten des laufenden Rechnungswesens werden unternehmensintern Aufwand und Kostenstrukturen minimiert.
Zudem können mögliche Fachdefizite - verursacht durch Änderungen gesetzlicher Regelungen, neue Anforderungen an ein aussagefähiges Reporting und veränderte bzw. erweiterte Funktionalitäten - vermieden werden, die sich nur mit umfangreichem und kostenintensivem Schulungsaufwand für unternehmenseigenes Personal ausreichend kompensieren lassen. Das komplette Outsourcing der Sachbearbeitung schließt diese Lücke und ermöglicht es den Kunden der Data Service GmbH, flexibel zu agieren und sich auf primäre Unternehmensprozesse zu konzentrieren.
Service Level II
Professionelle Personalsachbearbeitung und umfassendes Rechnungswesen
- Feste, verantwortliche Sachbearbeiterzuordnung inkl. Urlaubsvertretung
- Abrechnung über faire und transparente Fixkosten
- HR/PERSONALSACHBEARBEITUNG
- Pflege der Firmen- und Personalstammdaten
- Führen der Personalakten
- Revisionssichere, digitale Personalakte
- Monatliche Personalabrechnung
- Pünktlicher Datenaustausch mit Banken, Sozialversicherungen und Finanzbehörden bzgl. Sepa-Zahlungen, Steueranmeldungen, Lohnsteuerbescheinigungen, ELStAM-Informationen, qualifizierter Meldedaten und DEÜV-Bescheinigungen
- Personalzeiterfassung (PZE)
- Erfassung aller Bewegungsdaten
- Plausibilitätskontrolle der Bewegungsdaten
- Personaleinsatzplanung
- Zugangskontrolle
- Manufacturing Execution System (MES)
- Reisekostenabrechnung
- Komplettes Bescheinigungswesen
- Bearbeitung der Rückrechnungen
- Aufbereitung der Lohnkonten zur Archivierung
- RECHNUNGSWESEN
- Pflege der Debitoren- und Kreditorenkonten
- Pflege der Kostenträger und Kostenstellen
- Buchung aller Lieferantenrechnungen und -gutschriften
- Buchung aller Kundenrechnungen und -gutschriften
- Erfassung aller Zahlungsein- und ausgänge
- Lastschriftbearbeitung und Bankeinzüge
- Mahnwesen und Saldenbestätigungen
- Anlagenmanagement und Inventarverwaltung
- Aufbereitung der Daten zur Archivierung
- Controlling, diverse Auswertungsszenarien und Aufbereitung als Managementinformation
- Koordination mit den begleitenden Steuerberatern
Rechtliche Hinweise
Die Data Service GmbH arbeitet gemäß den Vorgaben aus § 6 Nr. 3 und 4 des Steuerberatergesetzes. Unsere Leistungen umfassen die Kontierung und Buchung laufender Geschäftsvorfälle, das Erstellen laufender Lohnabrechungen oder Lohnsteueranmeldungen sowie alle Arbeiten des operativen Rechnungswesens. Eine steuerrechtliche Beratung findet explizit nicht statt.
Data Service Level III
Mit dem dritten, beratungsorientierten Service-Level spricht die Data Service GmbH Kunden an, die HR-Mangement Optimierungs- bzw. Modernisierungsbedarf sehen. Komplexe Sachverhalte im Personalwesen lassen sich selten im laufenden Tagesgeschäft lösen. Kompetente Experten mit konzeptionellem Weitblick und sicherem rechtlichen Hintergrund können individuelle Lösungen erarbeiten, diese implementieren und auf Wunsch langfristig begleiten. Ganz bewusst wird mit den Führungsverantwortlichen das "Aufbrechen eingefahrener Strukturen" und die "Generierung kreativer Lösungen" thematisiert. Hierbei stellt Data Service neben eigenen, hochqualifizierten Strukturen auch ein gewachsenes Netzwerk spezialisierter Dienstleister zur Verfügung.
Service Level III
Gesamtheitliche Beratung im HR-Management
- Interim- und Zeitmanagement
- Personalberatung / Externe Personalleitung
- Bewerberverwaltung
- Recruitmentlösungen
- Abschluss und Einführung von Betriebsvereinbarungen
- Einführung eines Gesundheitsmanagements zur Krankenstandssenkung und Motivationssteigerung
- Verhandlung und Abschluss von Haustarifverträgen
- Personalrekrutierung mit Online-Eignungsdiagnostik
- Personalfreisetzung und/mit Outplacement, Einrichtung von Auffanggesellschaften, dabei Zusammenarbeit mit Transfergesellschaften
- Aufbau einer modernen Personalarbeit inkl. Schulung der Mitarbeiter
- Einführung eines variablen Vergütungssystems und Abschaffung "überholter" Entlohnungsformen
